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乐从总商会文件收发传阅管理制度

2017/8/9 10:04:52 人评论 次浏览 分类:商会制度

乐从总商会文件收发传阅管理制度

 

为规范文件收发、传阅程序,更好地发挥文件指导实际工作功能,切实提高办事效率,结合本商会实际,特制订本制度。

一、收文处理程序

(一)本商会的收文统一秘书处负责。收到需签批的公文,先由秘书处按规定程序登记,秘书处工作人员提出拟办意见后报秘书长审阅批示。

(二)秘书长根据所收文件内容及秘书处工作人员提出的处理意见,确定具体承办人员,秘书处及时按批示要求将文件送达(一般给复印件,原件由办公室留存),

(三)秘书处工作人员跟踪办理的情况,并将落实情况报送秘书长。

(四)具体承办人员对送来的公文要及时处理,并将处理情况报告秘书长。

二、发文处理程序

(一)拟稿。由本会秘书处根据职责分工安排宣传策划人员拟定发文初稿。

(二)审核。所拟定发文初稿由秘书长负责审核。审核要求:是否需要行文,内容是否符合当时国家的路线、方针、政策、法律和法规,文字表述是否准确、精炼,条理是否清楚,用语是否规范,反映情况是否客观、实事求是,文种使用是否恰当、公文格式是否符合要求等。

(三)签发。需要印发的文稿由宣传策划人员编制发文文号后报秘书长由秘书长按以下权限签发:商会重大决策、重要报告或其他重要文件、人事任免等由会长签发;一般行政事务活动的通知、报告及日常业务往来的事务性请示、报告由秘书长签发。经同意签发的文件统一用发文稿纸打印,办理盖章手续后登记发出(含上网。

(四)归档。所发文件的正本及发文原稿本(有审批记录的)交由秘书处档案管理员留存归档。

1.商会的秘书处具体承办人,对呈阅的公文都要及时阅批和处理,并签署具体意见和日期,保证收发文的效率。

2.本商会发文,按以下分类统一编制文号:

本商会有关工作的通知、指示、决定、任命、报告、会议纪要、工作方案、工作制度、管理规定等发文,用顺乐商文[XX]XX号。

3.本商会收文,按以下分类统一编目归档:

1)国家、省及各市行政主管部门、登记机关的相关文件,A[XX]XX号;
2)顺德区工商联(总商会)及相关商(协)会的有关文件,B[XX]XX号;
3)其他有关文件资料,C[XX]XX号。

三、文件传阅程序

(一)秘书处本着轻重缓急的原则做好文件的筛选。凡是有关上级的指示,本市的重要情况、简报都要及时送秘书长审批。急件、催办件要在最短的时间内尽快送秘书长阅批。

(二)针对顺德电子政务公共平台(简称:OA),秘书处工作人员按以下两种制度执行:

1.AB岗制度:秘书处工作人员(秘书长与秘书共3人)实行互为AB岗制度,查阅签收乐从总商会OA上的公文。某一人A岗因事不在岗,另一工作人员B岗应负责处理A所需完成的工作并对工作结果负责。AB岗角色交接表及分配表具体详见附件二、附表三。

2.轮班制度,秘书处工作人员实行轮班制查阅签收乐从总商会OA上的公文。具体规定如下:每人轮值一周,即日签收完毕当天的公文原则上时间不能超过2天,每天下班前30分钟轮值人员将当天签收的公文以口头的形式通知秘书处其他人员。凡有需本商会协助的工作,轮班人员提出拟办意见报秘书长审阅批示,经秘书处工作人员商讨后确定具体承办人员,最终完成工作协助的任务。

(三)秘书处工作人员要严格按照保密工作的要求,对标有密级的文件不得随意复印、带出秘书处或转借他人;不准在文件上随意勾划涂写;不准从传阅夹中抽出文件私自留存。文件不允许横传、漏传,对文件妥善处理保管,防止出现文件丢失或泄密。

(四)文书要做好阅后文件的收集、归档工作。对已阅、已办的文件,按时归档。

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